Les pénalités EDI les plus courantes, et comment éviter chacune
La plupart des pénalités de conformité des détaillants viennent d’une poignée d’erreurs EDI. Les voici, ce qui déclenche chacune et une liste pour les garder loin de vos avis de paiement.
À retenir
- Une pénalité de conformité, c’est des frais qu’un détaillant retient sur votre paiement quand une expédition ou un document enfreint ses règles.
- Les plus courantes viennent de l’avis d’expédition 856 : envoyé en retard, pas envoyé, ou différent des cartons reçus.
- Presque toutes s’évitent avec des vérifications avant l’envoi et des alertes sur ce qui n’a pas encore été envoyé.
Qu’est-ce qu’une pénalité EDI ?
Les détaillants publient leurs règles de conformité dans leur guide EDI et leur guide d’expédition : quand l’avis d’expédition doit arriver, ce que les étiquettes doivent montrer, comment les factures doivent correspondre à la commande. Quand un fournisseur en rate une, le détaillant retient des frais sur le prochain paiement, habituellement avec un code de motif dans l’avis de paiement 820 ou un rapport de déductions. Chaque frais semble petit ; ensemble, ils peuvent gruger une bonne part de la marge d’un compte de détail.
Les pénalités EDI les plus courantes
| Pénalité | Ce qui la déclenche | Comment l’éviter |
|---|---|---|
| ASN en retard ou manquant | Le 856 arrive après le camion, ou jamais | Envoyer le 856 au départ du camion ; alerte sur les expéditions sans 856 |
| ASN différent de l’expédition | Les quantités ou cartons du 856 diffèrent de ce qui est reçu | Créer le 856 à partir de l’emballage réel, pas de la commande |
| Erreurs d’étiquette | Étiquettes SSCC manquantes, illisibles ou erronées | Imprimer les étiquettes à partir des mêmes données que l’ASN |
| Facture non conforme | La 810 facture plus que commandé ou expédié, ou à un autre prix | Créer la facture à partir de la commande et du 856 |
| Accusé manquant | Aucun 997 ni 855 dans le délai du détaillant | Envoyer les 997 automatiquement ; alerte sur les commandes sans accusé |
| Fenêtre d’expédition ratée | Expédié avant ou après les dates de la commande | Surveiller les dates d’expédition de chaque commande ouverte |
| Document invalide | Un élément obligatoire manque ou un code n’est pas accepté | Valider selon le guide du détaillant avant l’envoi |
L’ASN 856, ligne par ligne explique la structure derrière la plupart de ces pénalités, et les étiquettes SSCC-18 couvrent le côté carton.
Une liste de prévention
Avant d’expédier
Configurez les règles une fois
Chaque commande
Répondez à temps
Chaque expédition
Faites correspondre l’ASN au camion
Chaque facture
Facturez ce que vous avez expédié
Quand une pénalité est injustifiée Les détaillants se trompent aussi. Si vos registres montrent que l’ASN est arrivé à temps ou que les cartons correspondaient, contestez avec les preuves. Voir monter un dossier de contestation qui se fait payer.
Comment Weredi les prévient
Chaque document est vérifié selon le guide de votre détaillant avant son départ, et un document invalide est bloqué. Le 856 se crée à partir de la commande, et ses étiquettes SSCC s’impriment à partir du même emballage. Des alertes vous préviennent quand une commande n’a pas été accusée, qu’une fenêtre d’expédition se ferme, qu’une expédition n’a pas de facture ou qu’un fichier n’a pas été accusé en 24 heures. Les déductions des avis de paiement entrants sont saisies dans tous les forfaits, et le registre des déductions de Weredi Plus vous aide à les contester.
Questions
Quelle est la pénalité EDI la plus courante ?
Les problèmes d’avis d’expédition 856 : envoyé en retard, pas envoyé, ou différent des cartons et quantités reçus par le détaillant.
Qu’est-ce qu’une pénalité d’ASN ?
Des frais qu’un détaillant retient quand l’avis d’expédition 856 manque, arrive en retard ou est erroné, parce que son quai de réception doit vérifier l’expédition à la main.
Comment éviter les pénalités EDI ?
Validez chaque document selon le guide du détaillant avant l’envoi, créez l’ASN et les étiquettes à partir de l’emballage réel, envoyez l’ASN au départ du camion, et suivez les accusés et les dates d’expédition de chaque commande.
Peut-on contester une pénalité EDI ?
Oui. La plupart des détaillants acceptent les contestations dans un délai fixé quand vous pouvez montrer les preuves, comme l’heure d’envoi du 856 et l’accusé reçu en retour.
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Repérez les erreurs avant le détaillant
Weredi vérifie chaque document selon le guide de votre détaillant avant son départ, et vous avertit quand un avis d’expédition ou une facture tarde.