À retenir
- Être « compatible EDI », c’est pouvoir recevoir les bons de commande de votre acheteur et lui renvoyer vos factures (et souvent vos avis d’expédition) en fichiers EDI, par une connexion qu’il accepte.
- L’EDI n’est pas un logiciel unique. C’est un ensemble de documents normalisés, comme la commande
850et la facture810, plus une façon de les échanger. - Un petit fournisseur a habituellement besoin d’un service EDI hébergé, de son propre identifiant EDI et de quelques jours d’essais, pas d’un projet informatique.
Que veut dire « compatible EDI » ?
Quand un acheteur vous demande si vous êtes compatible EDI, il veut savoir si son système peut vous envoyer des bons de commande et recevoir vos factures sans que personne ne les ressaisisse. L’EDI (échange de données informatisé) est le format convenu pour ces documents d’affaires. Les grands détaillants, épiciers et distributeurs traitent des milliers de commandes par jour : une fois un fournisseur configuré, ils n’acceptent plus le courriel ni le PDF.
La vraie réponse à « êtes-vous compatible EDI ? » porte donc sur trois choses : les documents que vous pouvez échanger, le chemin que prennent les fichiers et la réussite des essais de l’acheteur.
Quels documents EDI votre acheteur attend-il ?
La plupart des relations commerciales commencent par le 850, la 810 et le 997. Beaucoup ajoutent l’avis d’expédition 856, accompagné d’étiquettes de carton. Le guide EDI de votre acheteur dit exactement lesquels il exige : c’est le premier document à demander. Vous pouvez lire gratuitement les guides de nombreux détaillants dans le réseau Weredi.
Que faut-il pour répondre oui ?
- Un service EDI. Un outil qui affiche les commandes en clair et transforme vos factures en fichiers EDI valides. Pour un petit fournisseur, c’est une application Web hébergée, pas un logiciel à installer.
- Vos identifiants EDI. Un qualificatif et un identifiant qui nomment votre entreprise dans chaque fichier (souvent votre numéro de téléphone ou un numéro DUNS). Votre acheteur les ajoute à son système.
- Une connexion. Le chemin des fichiers, habituellement AS2 ou SFTP. Le guide de votre acheteur nomme celles qu’il accepte. Plus de détails dans les connexions AS2, SFTP et FTPS.
- Vos données de produits. Les CUP de vos articles, et un préfixe d’entreprise GS1 si vous enverrez des avis d’expédition avec étiquettes de carton.
- Une phase d’essais. L’acheteur vérifie quelques documents d’essai avant la première vraie commande. Voir comment tester l’EDI avant la production.
C’est vous qui choisissez le fournisseur, pas l’acheteur Les détaillants approuvent votre connexion et vos fichiers, pas un fournisseur précis. Certains dirigent les nouveaux fournisseurs vers un portail géré par leur propre réseau EDI. Ça fonctionne, mais vous payez alors les frais de ce réseau et saisissez les commandes dans ses écrans. Tout fournisseur dont les fichiers réussissent les essais de l’acheteur est acceptable.
L’EDI vaut-il la peine avec peu de commandes ?
Souvent, l’acheteur décide pour vous : une fois l’EDI exigé, les commandes n’arrivent plus autrement. La question devient alors le coût. Avec quelques commandes par année, évitez les tarifs par partenaire commercial, par document ou avec des frais de mise en place pour chaque nouveau client : ces frais dépassent la valeur des commandes. Notre guide sur ce que coûte l’EDI liste les frais à vérifier.
“Votre premier partenaire EDI devrait coûter ce que coûte le trentième.”
Combien de temps pour devenir compatible EDI ?
La configuration prend un jour ou deux. Le calendrier, lui, dépend de l’équipe d’essais de votre acheteur. Notre plan d’intégration de 7 jours présente les étapes jour par jour, et la page débuter avec l’EDI couvre les notions de base.
Comment Weredi aide un premier fournisseur EDI
Weredi est un EDI hébergé pour les fournisseurs : les commandes arrivent en écrans lisibles, et les 855, 856 et 810 se créent à partir de la commande, vérifiés selon le guide de votre acheteur avant leur départ. Un seul forfait fixe couvre partenaires et transactions illimités, par AS2, SFTP, FTPS ou FTP. Si vous préférez que nous fassions la configuration et les essais avec votre acheteur, nous le faisons sans frais supplémentaires. Voir les tarifs.
Questions
Que veut dire un client qui demande si vous êtes compatible EDI ?
Il veut vous envoyer ses bons de commande et recevoir vos factures (et souvent vos avis d’expédition) en fichiers EDI, par une connexion que son système accepte, plutôt que par courriel ou en PDF.
L’EDI est-il un logiciel ou un format de fichier ?
Les deux notions sont en jeu. L’EDI est un format normalisé pour les documents d’affaires, comme le bon de commande X12 850. On utilise un logiciel ou un service EDI hébergé pour lire, créer et échanger ces fichiers.
Une petite entreprise peut-elle faire de l’EDI sans équipe informatique ?
Oui. Un service EDI Web hébergé gère les fichiers et la connexion ; vous lisez les commandes à l’écran et envoyez les documents créés à partir d’elles. Les essais avec l’acheteur sont l’étape la plus longue.
Mon détaillant choisit-il mon fournisseur EDI ?
Non. Les détaillants testent et approuvent votre connexion et vos documents. Vous pouvez utiliser tout fournisseur dont les fichiers réussissent leurs essais.