Le registre des déductions : repérer, prouver et récupérer les déductions des détaillants

Les détaillants retiennent de l’argent sur les paiements de leurs fournisseurs chaque semaine : avis d’expédition en retard, manquants, frais de conformité, paiements incomplets sans aucun motif. La plupart des fournisseurs savent qu’une partie de ces déductions est injustifiée. Ce qui les empêche de contester, c’est le travail : repérer chaque déduction, retrouver les documents qui prouvent l’erreur et rédiger une réclamation avant l’échéance du détaillant. Le registre des déductions fait ce travail à partir de l’historique EDI que Weredi possède déjà.

Ce qu’il fait

• NouveauLit chaque avis de paiement 820 et chaque note de débit 812 reçus, et consigne chaque déduction, y compris les paiements incomplets sans motif.
• NouveauImporte le rapport de déductions du portail d’un détaillant (CSV ou Excel) et mémorise votre correspondance de colonnes pour ce détaillant.
• NouveauRelie chaque déduction au bon de commande, aux avis d’expédition, à la facture et aux accusés de la commande, puis vérifie si les preuves appuient une contestation.
• NouveauProduit un dossier de preuves PDF de deux pages, en français ou en anglais, et une lettre de contestation modifiable.
• NouveauSuit chaque réclamation de « nouvelle » à « gagnée », « perdue » ou « radiée », avec les échéances de contestation et le total récupéré.

1. Toutes les déductions au même endroit

Quand un détaillant vous paie par EDI, son 820 indique ce qu’il a payé pour chaque facture et ce qu’il a retenu. Weredi lit chaque ajustement dès son arrivée et repère aussi les retenues silencieuses : une facture payée moins que son montant, sans aucun code de motif. Les notes de débit 812 sont saisies de la même façon, et une note de débit et la ligne de paiement qu’elle explique forment une seule déduction, jamais comptée deux fois.

Les déductions qui arrivent autrement y entrent aussi : importez l’export du portail du détaillant, ou ajoutez-en une à la main quand elle arrive par courriel ou sur un talon de chèque.

2. Un verdict pour chaque déduction

Pour chaque déduction, Weredi trouve la facture qu’elle réduit et remonte la commande jusqu’au bon de commande, aux avis d’expédition et aux accusés. Il fait ensuite les vérifications qui comptent pour ce type de déduction et vous dit combien appuient une contestation.

Le résultat est un verdict clair : probablement contestable, probablement valide ou inconnu, avec la preuve de chaque vérification à un clic. Les codes de motif sont affichés en langage clair, en français ou en anglais, même quand le détaillant n’envoie qu’un code.

3. Le dossier de preuves, en un clic

Une contestation se gagne avec des documents, pas avec des arguments. Le dossier de preuves les réunit sur deux pages, produites à partir de vos données EDI, en français ou en anglais :

• Les faits : fournisseur, détaillant, références, facture et bon de commande, montant, date et motif invoqué.
• Votre position : les vérifications qui appuient la contestation, en mots simples.
• La chronologie des documents : chaque document de la vie de la commande, avec son heure et son statut 997.
• Le rapprochement des quantités : commandé, expédié et facturé, ligne par ligne.
• Les preuves : les accusés 997 du partenaire, les segments EDI pertinents et les résultats de validation selon son guide.

À côté du dossier, une lettre de contestation est rédigée à partir du même verdict, en lettre standard ou en plainte en vertu du Code de conduite des épiceries. Modifiez-la, puis téléchargez-la en Word ou en PDF.

4. Suivez chaque réclamation jusqu’au bout

Chaque déduction passe de Nouvelle, En révision et Contestée à Gagnée, Perdue ou Radiée. Fixez une date « contester avant » et le registre montre ce qui est en retard ou échoit dans les sept jours, avec un compteur dans le menu. Les notes et les fichiers, comme la réponse du détaillant, restent avec la déduction, et en fermer une comme gagnée consigne le montant récupéré, qui alimente les totaux du registre et de la page de chaque partenaire.

Les rapports des portails importés en une minute

Téléchargez le rapport de déductions du portail du détaillant et déposez-le. Weredi devine quelle colonne correspond à quoi, en français ou en anglais, et affiche un aperçu avant tout enregistrement : quelles lignes sont reliées à une facture, lesquelles sont déjà dans le registre et seront ignorées, lesquelles sont incomplètes. Enregistrez la correspondance pour ce détaillant, et la prochaine importation se fait en une étape.

Pour qui

La saisie fonctionne avec tous les forfaits : votre historique de déductions se construit dès votre premier avis de paiement. Avec le forfait Weredi, vous voyez combien vos partenaires ont déduit ; les verdicts, dossiers de preuves, lettres et le suivi font partie de Weredi Plus et Entreprise, ainsi que de tout essai gratuit.

Pour la méthode d’une bonne réclamation, lisez monter un dossier de contestation qui se fait payer.

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