Un bon de commande dit ce que veut le détaillant. Une facture dit ce que vous voulez. Le 856 se situe entre les deux : il annonce au quai de réception ce que contient le camion, avant son arrivée. S’il arrive en retard, incomplet ou erroné, le quai doit tout compter à la main, et quelqu’un vous facture ce temps (voici comment la contester).
Ce parcours suit une seule expédition, du premier segment au dernier. Vous pouvez le lire avec votre propre 856 ouvert à côté.
La structure : expédition, commande, emballage, article
Chaque 856 est un arbre. Chaque niveau commence par un segment HL, dont le troisième élément indique le niveau : S pour l’expédition, O pour chaque bon de commande, P pour chaque carton ou palette et I pour chaque article dans un carton. Le X12 vous est nouveau ? Lisez le format X12 expliqué.
- Expédition : transporteur, connaissement, date d’expédition, lieu de livraison.
- Commande : le numéro du bon de commande que cette partie de l’expédition remplit.
- Emballage : une étiquette SSCC-18 par carton, dans un segment
MAN*GM. - Article : le CUP et le nombre d’unités dans ce carton.
HL*2*1*O~ PRF*4500012345~ HL*3*2*P~ MAN*GM*00012345600000000018~ HL*4*3*I~ LIN**UP*012345678905~ SN1**24*EA~
Ce que le quai vérifie en premier
Le logiciel de réception ne lit pas votre 856 comme vous l’avez écrit. Il le lit comme une personne munie d’un lecteur : carton par carton. À chaque étiquette lue, il cherche ce SSCC dans l’ASN qu’il a déjà reçu. S’il le trouve, il connaît le contenu sans ouvrir la boîte.
“Si l’étiquette sur la boîte et le segment MAN du fichier ne concordent pas, c’est le fichier qui perd. Chaque fois.”
Le délai
La plupart des guides exigent que le 856 arrive avant la marchandise, souvent dans un délai précis après son départ de votre quai. Le guide de votre partenaire donne la règle exacte, généralement dans la section 856 ou dans le manuel de conformité des fournisseurs. Nos pages d’exigences EDI des détaillants résument les délais des grands détaillants.
Les quantités
Les quantités SN1 de tous les cartons doivent correspondre à ce qui est réellement expédié, sans dépasser la quantité commandée, sauf si le partenaire accepte les surexpéditions.
Le transporteur et le connaissement
Le code SCAC dans TD5 et la référence dans REF*BM permettent au quai de rattacher votre ASN au rendez-vous de livraison. Un connaissement manquant est l’une des raisons les plus fréquentes de rejet d’un ASN.
Comment Weredi s’en occupe
Un nouveau 856 part du bon de commande : les niveaux commande et article sont déjà remplis. Weredi imprime les étiquettes de carton SSCC-18 à partir des mêmes données, de sorte que les étiquettes et les segments MAN ne peuvent pas diverger.
En bref
Envoyez-le à temps, faites concorder les étiquettes et le fichier, et assurez-vous que les quantités s’additionnent. Tout le reste du 856 sert à rendre ces trois points vérifiables. Le côté carton est expliqué dans les étiquettes SSCC-18 et codes-barres GS1-128, et les frais d’une erreur dans les pénalités EDI les plus courantes.
Questions
Qu’est-ce qu’un EDI 856 ?
Le 856, ou avis d’expédition (ASN), est le document X12 qu’un fournisseur envoie pour annoncer au détaillant le contenu d’une expédition avant son arrivée : le transporteur, les bons de commande remplis, l’étiquette SSCC de chaque carton et les articles qu’il contient.
Quand faut-il envoyer le 856 ?
Avant l’arrivée de l’expédition, généralement dans un délai fixé après son départ de votre quai. La règle exacte figure dans le guide de mise en œuvre de votre détaillant.
Que se passe-t-il si le 856 est en retard ou erroné ?
Le quai de réception doit compter à la main, et bien des détaillants facturent des frais ou prennent une déduction. Le 856 et le 997 du partenaire sont vos preuves pour la contester : voir monter un dossier de contestation.