Changer de fournisseur EDI sans déranger vos détaillants : les questions à régler d’abord
Changer de fournisseur EDI, c’est surtout de la planification : les dates de votre contrat, vos identifiants, les nouveaux essais de chaque détaillant et une journée de bascule propre. Les questions les plus fréquentes, avec leurs réponses.
À retenir
- Commencez par votre contrat actuel : la date de renouvellement, le préavis exigé et ce que vous pouvez exporter en partant.
- Gardez vos identifiants EDI si possible. Les changer oblige chaque détaillant à modifier sa configuration.
- Changez un partenaire commercial à la fois, refaites les essais avec chacun, et gardez l’ancien service actif jusqu’à ce que le dernier soit en production.
Par où commencer ?
Par votre contrat actuel. Trouvez la date de renouvellement, le préavis à donner et si le forfait se renouvelle automatiquement. Beaucoup de contrats EDI se renouvellent pour un an à moins d’annuler dans une fenêtre précise : inscrivez cette date à votre agenda avant toute chose. Listez ensuite chaque partenaire commercial, les documents échangés avec chacun et leur mode de connexion : AS2, SFTP ou RVA.
Mes détaillants doivent-ils être prévenus ?
Oui, pour tout ce qui change de leur côté. Si votre connexion change (un nouvel identifiant et certificat AS2, un nouveau serveur SFTP), chaque détaillant doit modifier ses paramètres, et la plupart demanderont des documents d’essai avant de vous remettre en production. Prévenez leur équipe EDI tôt et demandez leur processus de nouveaux essais ; certains s’en occupent en quelques jours, d’autres vous mettent en file d’attente.
Puis-je garder mon identifiant EDI ?
Habituellement, et vous devriez le faire si possible. Votre qualificatif et votre identifiant ISA nomment votre entreprise dans chaque fichier. S’il s’agit de votre numéro de téléphone ou de votre numéro DUNS, ils vous appartiennent, pas au fournisseur. Certains fournisseurs attribuent leurs propres identifiants ; dans ce cas, demandez si vous pouvez continuer à l’utiliser, ou planifiez le changement avec chaque détaillant.
“Changez un partenaire à la fois. L’ancien service est votre filet de sécurité jusqu’à ce que le dernier soit en production.”
Que perd-on en partant ?
Tout ce qu’on ne peut pas exporter. Demandez à votre fournisseur actuel votre historique de documents, vos schémas et les paramètres de vos partenaires avant la fin du contrat. Les anciennes commandes et factures comptent pour les contestations longtemps après l’expédition : une contestation de déduction peut demander un 856 vieux de plusieurs mois.
Comment éviter de perdre des commandes pendant le changement ?
Planifiez une journée de bascule par partenaire. Avant, vérifiez qu’aucune commande n’est à moitié traitée dans l’ancien service : chaque 850 accusé, chaque expédition avec son 856, chaque facture envoyée. Le jour venu, le détaillant pointe sa connexion vers le nouveau service et vous lui envoyez un premier document depuis celui-ci. Continuez de consulter l’ancien service jusqu’à ce que le détaillant confirme le changement, au cas où un fichier serait encore en route.
Combien de temps prend un changement ?
Configurer chaque partenaire dans le nouveau service va vite quand vous avez son guide EDI. Le calendrier dépend des nouveaux essais de chaque détaillant. Un fournisseur qui a quelques partenaires peut souvent changer en quelques semaines ; planifiez d’abord ceux dont les essais sont les plus lents. Notre guide des essais avant la production s’applique aussi aux nouveaux essais.
Réponses rapides
Faut-il de nouveaux CUP ?
Non. Vos articles et votre préfixe GS1 restent les mêmes.
Les 997 changent-ils ?
Seulement l’expéditeur. Activez les 997 automatiques pour chaque partenaire dans le nouveau service.
Et le prix ?
Comparez le coût de tous vos partenaires, pas du premier. Voir ce que coûte l’EDI.
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Weredi est au mois, sans clause d’augmentation, et vos schémas, guides et documents s’exportent sur demande : vous n’aurez jamais ce problème avec nous. Les partenaires se connectent par AS2, SFTP, FTPS ou FTP, et chaque document est vérifié selon le guide du partenaire avant son départ, ce qui raccourcit les rondes de nouveaux essais. Si vous le souhaitez, nous configurons chaque partenaire et faisons les nouveaux essais avec vos détaillants sans frais supplémentaires.
Questions
Comment changer de fournisseur EDI ?
Vérifiez la date de préavis de votre contrat, listez vos partenaires et connexions, configurez chaque partenaire dans le nouveau service, refaites les essais avec chaque détaillant, puis basculez un partenaire à la fois pendant que l’ancien service fonctionne encore.
Faut-il refaire des essais avec les détaillants en changeant de fournisseur EDI ?
Habituellement oui, quand votre connexion ou vos identifiants changent. La plupart des détaillants demandent quelques documents d’essai avant de vous remettre en production.
Puis-je garder mon identifiant ISA en changeant de fournisseur EDI ?
Si l’identifiant est à vous, comme votre numéro de téléphone ou DUNS, oui. Si l’ancien fournisseur l’a attribué, demandez si vous pouvez le garder, ou planifiez le changement avec chaque détaillant.
Vous planifiez un changement ?
Prenez rendez-vous et apportez la liste de vos partenaires commerciaux. Nous planifierons l’ordre du changement avec vous.
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