QuickBooks fait-il de l’EDI ? L’EDI avec QuickBooks Online
QuickBooks n’envoie ni ne reçoit de fichiers EDI par lui-même. Voici ce qu’une exigence EDI d’un détaillant veut dire pour une entreprise sur QuickBooks, et comment commandes, factures et paiements arrivent dans vos livres.
QuickBooks Online, c’est là où vivent vos factures et vos paiements. L’EDI, c’est la façon dont un détaillant vous envoie ses commandes et attend vos factures en retour. Les deux ne parlent pas la même langue : la question n’est donc pas de savoir si QuickBooks fait de l’EDI, mais ce qui relie les deux.
À retenir
- QuickBooks Online ne crée, n’envoie ni ne reçoit de fichiers EDI par lui-même. Un détaillant qui exige l’EDI demande un service EDI entre vous et lui.
- Le service EDI échange les fichiers avec votre détaillant ; une intégration les inscrit ensuite dans QuickBooks, et personne ne ressaisit les commandes ni les paiements.
- Avec Weredi, un
850entrant devient une facture client, un820entrant un paiement client, et la810que vous envoyez est inscrite comme facture.
QuickBooks Online est-il compatible EDI ?
Pas à lui seul. QuickBooks Online n’a ni lecteur ni générateur X12, ni connexion AS2 ou SFTP vers un détaillant : il ne peut pas recevoir un bon de commande 850 ni envoyer une facture 810 dans le format exigé par votre acheteur. Être compatible EDI demande un service EDI qui gère les fichiers et la connexion. QuickBooks reste votre système comptable.
Qu’est-ce qui passe de l’EDI à QuickBooks Online ?
| Document EDI | Sens | Inscrit dans QuickBooks Online comme |
|---|---|---|
Bon de commande 850 | De votre client | Une facture client |
Paiement / avis de paiement 820 | De votre client | Un paiement client |
Facture 810 | Vers votre client | Une facture client |
Facture 810 | De votre fournisseur | Une facture fournisseur |
Paiement 820 | Vers votre fournisseur | Un paiement de facture |
Une vente, une seule facture dans vos livres Une même vente comporte souvent les deux documents : le 850 du détaillant arrive, et votre 810 repart. Chacun peut être inscrit comme facture client : choisissez-en un seul par partenaire commercial pour ne pas compter la vente deux fois. Prenez le 850 pour avoir la facture dans QuickBooks dès l’arrivée de la commande, ou la 810 pour qu’elle corresponde exactement à ce que vous avez expédié et facturé, après une expédition partielle, une substitution ou une correction de prix.
Chaque flux s’active par partenaire commercial et par document. Un schéma par défaut place le client, les lignes, les quantités et les prix ; là où les codes d’article ou de magasin de votre détaillant diffèrent de vos noms dans QuickBooks, une table de recherche les traduit.
Est-ce que ça fonctionne dans les deux sens ?
Non, et c’est voulu. Les documents EDI sont inscrits dans QuickBooks Online ; rien n’en est relu. Vos avis d’expédition et vos factures au détaillant se créent dans Weredi à partir de la commande, sont vérifiés selon le guide du détaillant, puis inscrits dans QuickBooks. QuickBooks reste la trace de vos livres, et Weredi la trace de ce que vos partenaires ont envoyé et reçu.
Quel forfait ?
La connexion QuickBooks Online fait partie de Weredi Plus et Entreprise, et elle est active pendant l’essai gratuit de 14 jours. Plus de détails sur les quatre systèmes dans relier l’EDI à votre comptabilité et sur la page intégration ERP et comptable.
Questions
QuickBooks Online peut-il envoyer des factures EDI ?
Pas à lui seul. QuickBooks Online n’a ni format ni connexion EDI. Un service EDI crée la facture 810, l’envoie au détaillant et l’inscrit dans QuickBooks Online.
Un bon de commande EDI apparaît-il dans QuickBooks Online ?
Avec Weredi Plus et le flux activé, chaque 850 entrant de ce partenaire est inscrit comme facture client dans QuickBooks Online.
Le 850 ou la 810 doit-il devenir la facture dans QuickBooks Online ?
L’un des deux, par partenaire commercial, jamais les deux, sinon la vente est comptée deux fois. Le 850 inscrit la facture dans QuickBooks dès l’arrivée de la commande ; la 810 la fait correspondre à ce que vous avez réellement expédié et facturé.
Mon détaillant doit-il approuver QuickBooks ?
Non. Les détaillants testent vos fichiers EDI et votre connexion. Le système comptable derrière est votre choix.
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