Exigences EDI de RONA
RONA envoie ses bons de commande (850) en EDI pour son centre de distribution et ses magasins corporatifs, et exige que chaque facture, débit et crédit lui soit transmis en EDI par une facture 810, avec un accusé de réception 997. Les fournisseurs qui ne se conforment pas à l’EDI et au transfert électronique de fonds (TEF) se voient retenir 1 % de leurs paiements.
Les documents
| Document | Sens | Ce que RONA attend | Spécification |
|---|---|---|---|
| 850 Bon de commande | De RONA | Envoyé en EDI pour le centre de distribution et les magasins corporatifs. Les commandes des marchands affiliés arrivent encore par téléphone, télécopieur ou courriel. | Consulter et valider |
| 810 Facture | À RONA | Chaque facture, débit et crédit, pour toutes les commandes, y compris celles qui ne sont pas arrivées en EDI. Les taxes vont sur des lignes TXI selon la province. | Consulter et valider |
| 997 Accusé de réception fonctionnel | Dans les deux sens | RONA demande un accusé de réception pour chaque échange (ISA14 = 1). Le 997 est échangé dès le test en parallèle. | Pas encore publiée |
Mise en place, horaire et règles
- Mise en place : échange des identifiants et du numéro de fournisseur, confirmation du réseau, validation de la connexion et de l’enveloppe, puis test en parallèle où le papier reste le document officiel. Quand les deux parties sont satisfaites, vous passez en production et le papier cesse.
- Horaire : RONA dépose dans votre boîte aux lettres 12 fois par jour, de 5 h à 23 h, et relève la sienne 16 fois par jour, de 4 h à 21 h 30.
- CUP : obligatoire sur les articles destinés au centre de distribution et aux magasins corporatifs. Vos codes d’article et ceux de RONA servent seulement de référence.
- Taxes : selon la province de livraison (N1*ST), ou le lieu de cueillette quand la facture l’indique. Le Québec exige deux lignes TXI, TPS 5 % (GS) et TVQ 9,975 % (SP); les provinces à TVH utilisent TX.
- Format : X12 version 4010, avec ~ comme fin de segment, ! comme séparateur d’éléments et > comme séparateur de sous-éléments.
Frais de non-conformité
| Quand ils s’appliquent | Montant |
|---|---|
| Non-conformité aux systèmes de transmission EDI et TEF | 1 % retenu sur vos paiements (depuis le 1er avril 2018) |
Selon le guide d’implantation EDI de RONA (version 16, révisée le 6 novembre 2023). C’est votre entente fournisseur qui s’applique : vérifiez-y les conditions. Les ajustements de facture utilisent les codes de rabais et de frais (SAC02) énumérés dans le guide.
Respecter ces exigences avec Weredi
Consultez les spécifications de RONA
2 de ses documents sont publiés segment par segment, gratuitement, avec un validateur qui vérifie votre propre fichier.
Bâtissez le 810 à partir de chaque commande
Chaque 850 devient votre facture sans ressaisie, avec les lignes de taxes par province que RONA attend. Les commandes reçues par téléphone ou courriel ont un formulaire 810 vierge.
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Avec Weredi Plus, le registre des déductions associe chaque déduction à sa facture et bâtit un dossier de contestation bilingue pour celles que vous contestez.
Un seul prix
À partir de 199 $ CA par mois pour RONA et tous vos autres partenaires, transactions illimitées.
Comment vous connecter
Le guide de RONA nomme Sterling Commerce comme réseau et précise que le fournisseur est libre de choisir son fournisseur de services EDI. Weredi échange les documents directement par AS2, SFTP ou FTP, sans RVA : à l’étape de confirmation du réseau, demandez à l’équipe EDI de RONA quelle connexion directe elle mettra en place pour votre compte.
Des factures RONA conformes avant l’envoi
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Les questions qu’on nous pose
Quels documents EDI RONA exige-t-il?
RONA envoie le bon de commande 850 pour son centre de distribution et ses magasins corporatifs, et exige que chaque facture, débit et crédit lui soit transmis par une facture 810. Les deux parties échangent l’accusé de réception fonctionnel 997. Le guide de RONA suit la version X12 4010.
Quels frais RONA applique-t-il aux fournisseurs qui ne sont pas en EDI?
Depuis le 1er avril 2018, RONA retient des frais de 1 % sur les paiements des fournisseurs qui ne se conforment pas à ses systèmes EDI et de transfert électronique de fonds (TEF), selon son guide d’implantation EDI.
Dois-je facturer RONA en EDI pour les commandes reçues par téléphone ou courriel?
Oui. Les commandes des marchands affiliés arrivent encore par téléphone, télécopieur ou courriel, mais le guide de RONA exige que toutes les factures, tous les débits et tous les crédits soient transmis en EDI.
Puis-je utiliser n’importe quel fournisseur EDI avec RONA?
Le guide de RONA précise que le fournisseur est libre de choisir son fournisseur de services EDI. Il nomme Sterling Commerce comme réseau de RONA : confirmez avec son équipe EDI comment votre fournisseur s’y connectera avant de passer en production.
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